Wat kost de WTTA?
De Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten houdt de flexbranche al geruime tijd bezig. Veel uitzend- en detacheringsorganisaties bereiden zich voor op de komst van deze nieuwe wet. Daarbij gaat de aandacht vaak direct uit naar de verplichte waarborgsom van €100.000. Toch is dat slechts een deel van het verhaal.
De WTTA brengt namelijk meer met zich mee dan alleen een waarborgsom. Organisaties krijgen te maken met nieuwe kosten voor toelating, strengere controles en hogere eisen aan hun administratie. Daarnaast moeten zij kunnen aantonen dat processen op orde zijn. De vraag is daarom niet alleen wat de WTTA kost, maar vooral waar die kosten precies zitten.
De waarborgsom van €100.000
Een van de bekendste onderdelen van de WTTA is de verplichte waarborgsom van €100.000. Deze waarborgsom moet ervoor zorgen dat alleen betrouwbare organisaties actief blijven in de markt. De overheid wil hiermee misstanden aanpakken en werknemers beter beschermen. Niet iedereen moet de waarborgsom betalen, je kunt ook een vrijstelling voor de waarborgsom krijgen. Hoewel de waarborgsom geen directe uitgave is, heeft deze wel invloed op de financiële ruimte van een organisatie. Het geld staat namelijk vast en kan daardoor niet worden gebruikt voor andere investeringen, zoals personeel, groei of automatisering. Voor sommige organisaties zal dit de grootste financiële uitdaging van de WTTA zijn. Voor andere organisaties beginnen de kosten juist daarna pas. Lees dit artikel voor meer informatie over de waarborgsom.
Jaarlijkse kosten voor toelating
Naast de waarborgsom komt er waarschijnlijk ook jaarlijkse kosten voor de toelating. In een concept-rekenmodel van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid wordt uitgegaan van gemiddelde kosten tussen de €2.006 en €2.858 per jaar per uitlener.
De uiteindelijke kosten hangen af van de grootte van de organisatie. In sommige scenario’s betalen kleine uitleners ongeveer €1.000 tot €2.500 per jaar. Voor grote uitleners kunnen de jaarlijkse kosten oplopen tot meer dan €8.000. De exacte bedragen zijn nog niet definitief vastgesteld, maar het is duidelijk dat de WTTA voor veel organisaties een terugkerende kostenpost wordt.
Meer administratie betekent meer kosten
Met de komst van de WTTA wordt het belangrijker dan ooit om de volledige administratie op orde te hebben. Organisaties moeten kunnen aantonen dat zij voldoen aan wet- en regelgeving rondom arbeid, verloning, identificatie en registratie van medewerkers. Wanneer informatie verspreid staat over verschillende systemen of handmatig wordt bijgehouden, kost het veel tijd om alles terug te vinden en te controleren. Die extra tijd betekent ook extra kosten. Niet omdat de wet dat direct voorschrijft, maar omdat medewerkers meer tijd kwijt zijn aan administratieve werkzaamheden.
Juist daarom kiezen steeds meer organisaties voor een systeem waarin alle belangrijke gegevens centraal worden beheerd. Met de juiste software zijn documenten sneller terug te vinden, verlopen controles efficiënter en neemt de kans op fouten af. Hierdoor kunnen veel van de extra kosten die ontstaan door handmatige processen worden beperkt of zelfs voorkomen.
Wat kost een inspectie?
De kosten van een inspectie zitten vaak niet in de inspectie zelf, maar in de voorbereiding. Organisaties moeten ervoor zorgen dat dossiers compleet zijn, documenten beschikbaar zijn en gegevens snel kunnen worden aangeleverd.
Stel dat een uitzendorganisatie 500 actieve uitzendkrachten heeft. Wanneer voor iedere medewerker gemiddeld tien minuten nodig is om documenten, contracten en registraties te controleren, kost de voorbereiding op één inspectie al ruim 83 uur. Bij een intern uurtarief van €40 komt dat neer op meer dan €3.300 aan personeelskosten. En dat is nog zonder eventuele correcties of ontbrekende documenten.
Hoewel nog niet alle details van het toezicht bekend zijn, ligt het voor de hand dat controles deels plaatsvinden op basis van steekproeven. Daarbij worden niet alle dossiers gecontroleerd, maar een selectie van medewerkers, contracten of loongegevens. Juist daarom is het belangrijk dat de volledige administratie op orde is. Een fout in een geselecteerd dossier kan namelijk aanleiding zijn voor verder onderzoek of aanvullende controles.
Ook fouten hebben een prijs
De WTTA legt veel nadruk op controleerbaarheid. Daardoor wordt het belang van correcte gegevens groter dan ooit. Wanneer documenten ontbreken of gegevens niet kloppen, moeten deze worden hersteld. Dat kost tijd en vraagt extra inzet van medewerkers. Een fout in één dossier lijkt misschien klein, maar wanneer dit op grotere schaal voorkomt kunnen de kosten snel oplopen. Daarnaast verwachten opdrachtgevers steeds vaker dat uitzend- en detacheringsorganisaties hun processen goed op orde hebben. Een betrouwbare administratie wordt daardoor niet alleen belangrijk voor de wetgever, maar ook voor klanten.
Wat kost de WTTA echt?
Wanneer er wordt gesproken over de WTTA gaat het vaak over de waarborgsom van €100.000. Maar de werkelijke kosten zitten vaak in meerdere onderdelen. Denk aan jaarlijkse toelatingskosten, extra administratie, controles, foutcorrecties en investeringen in processen. Hoe hoog die kosten uiteindelijk zijn, verschilt per organisatie. Bedrijven die hun administratie al goed op orde hebben zullen minder impact ervaren dan organisaties die nog veel handmatig werken. Eén ding lijkt echter duidelijk: de WTTA maakt het belangrijker dan ooit om grip te hebben op processen, gegevens en naleving van wet- en regelgeving.
Juist daarom kiezen steeds meer uitzend- en detacheringsorganisaties voor software die helpt om processen te stroomlijnen en gegevens centraal vast te leggen. Met Freepack Software beheer je onder andere contracten, personeelsdossiers, verloning en documentatie binnen één platform. Hierdoor ontstaat meer overzicht, zijn gegevens sneller beschikbaar en wordt het eenvoudiger om te voldoen aan de eisen die de WTTA met zich meebrengt.
Altijd op de hoogte
De WTTA brengt nieuwe verplichtingen met zich mee voor uitzend- en detacheringsorganisaties. Een goede voorbereiding wordt daardoor steeds belangrijker. Organisaties moeten meer inzicht hebben in hun processen, sneller informatie kunnen aanleveren en aantoonbaar voldoen aan wet- en regelgeving.
Met Freepack Software beschik je over één geïntegreerd platform voor onder andere contractbeheer, personeelsdossiers, verloning, facturatie en financiële administratie. Zo houd je grip op je processen en ben je beter voorbereid op de eisen die de WTTA met zich meebrengt.
Wil je weten wat de WTTA voor jouw organisatie betekent of ben je benieuwd hoe Freepack je hierbij kan ondersteunen? Neem dan contact met ons op of vraag vrijblijvend een demo aan. Onze specialisten denken graag met je mee.
📞 0172 – 427027
🌐 www.freepack.nl
✉️ sales@freepack.nl
