Op woensdag 18 september vond er een belangrijke bijeenkomst plaats bij de NBBU/ABU met diverse softwareontwikkelaars. Ook Freepack was hierbij aanwezig. Het belangrijkste onderwerp van dit overleg was het PKS-systeem, in het bijzonder de afhandeling van de rekening courant, en wat dit betekent voor bedrijven die huisvesting aanbieden aan hun werknemers. De implementatie van het PKS-systeem krijgt een steeds prominentere plek en is voor 2025 een cruciale stap.
In dit artikel nemen we je mee door de nieuwe regels, geven we een eenvoudig voorbeeld en leggen we uit waarom je je moet verdiepen in het PKS-systeem als je werknemers huisvesting aanbiedt.

Maximale Inhouding voor Huisvesting

De wetgeving mag er vanaf 2025 maximaal 25% van het minimumuurloon worden ingehouden voor huisvesting. Dit komt neer op het volgende: bij een minimumuurloon van €13,68 en een 40-urige werkweek, is het maximale bedrag dat je mag inhouden €136,80 per week. Voor bedrijven die via het PKS-systeem werken, betekent dit dat de huur voor huisvesting, bijvoorbeeld €120 per week, hier binnen valt en kan worden ingehouden.
Maar wat als het loon van de werknemer lager is dan verwacht? Hier komt de rekening courant in beeld.

Voorbeeld: Werknemer met Minimumloon

Stel je voor, een werknemer werkt vanaf 2 januari en verdient het minimumloon. In de eerste week werkt deze werknemer 20 uur. Het brutoloon (dat we voor het gemak gelijkstellen aan het nettoloon) is dan 20 uur x €13,68 = €273,60.
In dit geval is de huur €120 per week. Volgens de wetgeving mag maximaal 25% van het loon ingehouden worden voor huisvesting. In dit geval is 25% van €273,60 gelijk aan €68,40. Dit bedrag kan dus worden ingehouden. Het resterende bedrag van €51,60 kan echter niet ingehouden worden. Dit wordt gereserveerd in een potje om later verrekend te worden, mits dat binnen vier weken mogelijk is.

Kwijtschelding Na Vier Weken

Als de resterende €51,60 niet binnen week 2, 3 of 4 verrekend kan worden door hogere inkomsten van de werknemer, moet dit bedrag worden kwijtgescholden. Je mag het eventueel verrekenen tot het einde van week 5, maar na deze termijn is verrekening niet meer toegestaan. Dit geldt zelfs in het geval van correcties over de eerste vier weken.

Belangrijke Stappen voor 2025: Ga aan de Slag met het PKS-systeem

Het is belangrijk om te weten dat Freepack momenteel druk bezig is met de implementatie van de nieuwe regels voor huurverrekening die per 2025 van kracht zullen zijn. Bedrijven die huisvesting aanbieden aan werknemers, doen er goed aan zich tijdig te verdiepen in het PKS-systeem en de afhandeling van de rekening courant.
Bied jij huisvesting aan jouw werknemers? Dan is het cruciaal om vóór 2025 met het PKS-systeem aan de slag te gaan. Zonder dit systeem mag je namelijk slechts maximaal 20% van het minimumloon inhouden voor huisvesting. Dit kan betekenen dat je een deel van de kosten zelf moet dragen als je het PKS-systeem niet op tijd hebt geïmplementeerd.

Conclusie

Met de komst van 2025 en de nieuwe regelgeving is het belangrijker dan ooit om te zorgen dat je voorbereid bent op de huurverrekening via het PKS-systeem. De maximale inhoudingen voor huisvesting zijn vastgelegd en je moet rekening houden met de regels voor kwijtschelding van niet-ingehouden bedragen.
Blijf op de hoogte van updates en zorg ervoor dat je op tijd klaar bent voor deze veranderingen. Zo voorkom je verrassingen en zorg je voor een correcte administratie van de huisvestingskosten voor jouw werknemers.
Heb je nog vragen over de implementatie van het PKS-systeem of hoe deze nieuwe regels jouw bedrijf zullen beïnvloeden? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder!

Heeft uw organisatie 100 of meer werknemers (inclusief uitzendkrachten) in dienst? Dan bent u vanaf 1 juli 2024 verplicht te rapporteren over het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van uw werknemers.

Nederland heeft in het klimaatakkoord afgesproken de CO2-uitstoot te verminderen. Een van de afspraken is dat werkgevers met 100 of meer werknemers gaan rapporteren over hun jaarlijkse CO2-uitstoot door werkgebonden personenvervoer. Er is voor aankomende jaren een maximum CO2-uitstoot bepaald. Door middel van verkregen gegevens uit de rapportage wordt bekeken of er onder dit plafond gebleven wordt.

Rapportage en gegevensverzameling

Werkgevers met meer dan 100 werknemers zijn verplicht een opgave te doen van het totaal aantal gereisde kilometers door werknemers voor de organisatie. Welke gegevens dit zijn en hoe ze aangeleverd moeten worden staat beschreven in de handreiking ‘Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit’. Denk daarbij aan de afgelegde kilometers van huis naar de werkplek en gegevens over het vervoersmiddel. Omdat het voor de meeste uitzendbureaus lastig is om deze gegevens bij te houden, is er een extra handreiking gemaakt voor de uitzendbranche.

Aanvulling voor de uitzendbranche

De reizen van werknemers van een uitzendbureau of detacheringsbureau naar verschillende locaties bij opdrachtgevers, worden beschouwd als woon-werk verkeer. Voor uitzendkrachten is vastgesteld dat uitvragen volgens de handreiking op veel praktische problemen stuit, zo kan de standplaats per dag verschillen evenals het vervoermiddel. Vandaar dat er een aangepaste methode is opgesteld. U vindt deze methode voor de uitzendbranche op de website van RVO. De methode is gebaseerd op 37-posten. Deze methode kan gebruikt worden voor de zakelijke kilometers evenals voor het woon-werkverkeer van uitzendkrachten.

Verder is er een aantal aanvullende richtlijnen:

– De uitzendonderneming is verantwoordelijk voor de rapportage, niet de inlener.
– De 37-posten methode is alleen van toepassing op uitzendkrachten niet op het vaste personeel.
– Uitzendkrachten met uitzendbeding zijn uitgezonderd.
– Uitzendkrachten met minder dan 4,62 contracturen per week, zijn uitgezonderd.

In de handreiking ‘Aanvulling uitzendbranche op de handreiking’ staat hoe u de gegevens voor de uitzendbranche verzamelt.

Tijdsplanning

• Zondag 30 juni 2024
  Tot en met deze datum is rapporteren niet verplicht. Vrijwillig rapporteren kan wel. Zo ontdekt u de CO2-uitstoot van werkgebonden personenvervoer van uw organisatie.
• Maandag 1 juli 2024
  Vanaf deze datum moeten organisaties met 100 of meer werknemers verplicht gaan rapporteren. Zorg dat uw administratie op orde is om gegevens in te dienen in 2025. U kunt (in 2025) kiezen om te rapporteren over alleen de 2e helft van 2024, of over heel 2024.
• Woensdag 1 januari 2025 en maandag 30 juni 2025
  Als organisatie met 100 of meer werknemers kunt u vanaf woensdag 1 januari 2025 de gegevens indienen. De laatste dag dat dit kan is maandag 30 juni 2025. Stuur uiterlijk op deze datum de gegevens in over de 2e helft van 2024, of heel 2024. Geef op het online formulier aan welk van de 2 opties u kiest.
• Donderdag 1 januari 2026
  Vanaf 2026 is het verplicht om jaarlijkse te rapporteren.

Heeft u vragen?

Zoals u merkt wordt de regeldruk en administratielast alsmaar zwaarder. Ondanks de aanvulling op de handreiking voor de uitzendbranche, moet er extra werk verzet worden om alle gegevens bij te houden en te verwerken in de rapportage. Ook voor het invullen van de rapportage zult u extra tijd kwijt zijn. Uiteraard staan wij klaar om vragen over dit onderwerp te beantwoorden en te helpen met het inrichten van uw administratie, zodat u kunt blijven voldoen aan veranderende wet- en regelgeving.

Wilt u weten hoe u in Freepack eenvoudig de gereden kilometers kunt bijhouden? Lees hiervoor de update documentatie en/of neem contact op met onze helpdesk.