Veel klanten vragen ons wat de gevolgen zijn van de nieuwe AVG voor de software. Hieronder kunt u daarom meer lezen over de belangrijkste wijzigingen die wij voor 25 mei hebben meegenomen in de updates van Freepack Frontoffice en Freepack Backoffice.
Uiteraard vindt u ook alle wijzigingen terug in de update documentatie.
Freepack is klaar voor de AVG, u toch ook?
Om te beginnen willen we u geruststellen: u hoeft zich niet direct zorgen te maken. Het voeren van een salaris administratie met Freepack geeft u wettelijke grondslag om (bijzondere) persoonsgegevens te verwerken. U zult echter uw processen op orde moeten hebben wanneer het gaat om het beschermen van persoonsgegevens. Freepack biedt u hiervoor een aantal hulpmiddelen en nieuwe mogelijkheden in de software.
Belangrijkste wijzigingen in Freepack
Allereerst richten wij ons op de twee belangrijkste zaken ten aanzien van de AVG, namelijk:
• het leveren van overzichten aan externe organisaties zonder persoonsgegevens
• het verwijderen van het BSN uit programma’s waar dit niet noodzakelijk is
Overzichten zonder persoonsgegevens
Er zijn instanties die gegevens bij u opvragen, zoals bijvoorbeeld de Belastingdienst. Overzichten die onder andere bedoeld zijn voor controles, audits, of certificering. Vaak zijn dit overzichten waar nu alle persoonsgegevens op staan. Wanneer bepaalde persoonsgegevens voor externe instanties niet van belang zijn, mogen deze niet meer meegestuurd worden.
Aangezien het per instantie kan verschillen welke gegeven nodig zijn, zullen wij ervoor zorgen dat u zelf aan kunt geven welke persoonsgegevens de instantie nodig heeft. Daarom komt er een apart menu met daarin de soorten overzichten die in het algemeen door instanties opgevraagd worden. U kunt door middel van het zetten van ‘vinkjes’ per overzicht zelf aangeven wat er wel en wat er niet getoond moet worden.
BSN verwijderen waar het niet noodzakelijk is
Bijzondere persoonsgegevens mogen alleen gebruikt worden als er een wettelijke grondslag voor is. Nu hebben wij een aantal overzichten en programma’s in Freepack waar standaard het BSN zichtbaar is. In veel van deze overzichten is het niet nodig om een BSN te tonen. Na de aanpassing zal het BSN op deze overzichten niet meer worden getoond. Ook kunt u straks per gebruiker de autorisatie instellen voor het invoeren, wijzigen en bekijken van een BSN.
Wie mag wat binnen Freepack?
Het uitgangspunt van de AVG is dat zo min mogelijk mensen toegang hebben tot (bijzondere) persoonsgegevens. Als je je systemen privacyvriendelijk inricht waarbij dit het uitgangspunt is, noem je dat privacy by default. Binnen Freepack is het mogelijk om per gebruiker op programmaniveau de autorisatie in te stellen voor bewerken, raadplegen en/of afdrukken van gegevens.
Wij hebben een aanpassing gedaan aan programma 111 van de backoffice, waarin de rechten van de gebruikers worden vastgelegd. Standaard – by default – staat het vinkje aan bij ‘mag BSN niet zien’ en uit bij ‘incl. in vergetelheid’ (uitleg volgt hieronder). Op de plaats van het BSN, zie je dan ‘aanwezig’ of ‘onbekend’ in plaats van het nummer zelf. Gebruikers die toegang hebben tot programma 331 – uitzendkrachten – of 521 – vaste krachten, mogen altijd het BSN nummer zien ongeacht het vinkje.
Tips!
Wij adviseren u om nu alvast een lijst te maken van gebruikers waarvoor het echt noodzakelijk is dat zij het BSN nummer kunnen zien. En om te kijken of het autorisatieschema binnen Freepack (115) nog up-to-date is ingesteld.
BSN op loonstroken
Op de helpdesk worden veel vragen aan ons gesteld over het BSN op loonstroken. Mag het er wel of niet op staan, en is het veilig om loonstroken te blijven mailen?
De nu geldende regels voor verwerking van het BSN blijven voorlopig zoals ze zijn. Dat betekent dat het BSN nummer op de loonstroken mag blijven staan. De belastingdienst adviseert om ook het BSN op de loonstrook te vermelden: https://www.belastingdienst.nl/bibliotheek/handboeken/html/boeken/HL/stappenplan-stap_10_loonstrook_aan_werknemers.html. In de Backoffice heeft u de mogelijkheid om een aangepaste lay-out te kiezen, waarbij u zelf aangeeft welke gegevens u op de loonstroken wilt vermelden.
Ook kunt u de loonstroken naar uw uitzendkrachten of medewerkers blijven mailen, er worden geen specifieke veiligheidseisen gesteld ten opzichte van de huidige situatie.
Nieuwe blokkade bij uzk of vaste medewerker: in vergetelheid
Het recht op vergetelheid is het recht om vergeten te worden. Dit recht houdt in dat u op verzoek van de betrokkene, uitzendkracht of vaste medewerker, moet stoppen met het verwerken van de persoonsgegevens en deze moet verwijderen. De financiële en salarisgegevens dient u voor de belastingdienst echter 7 jaar te bewaren.
In 331/521 komt er bij de blokkades daarom een mogelijkheid bij: ‘In vergetelheid’. Aanvullend komt er in programma 111 per gebruiker een vinkje bij voor ‘incl. in vergetelheid’. Als dit vinkje aanstaat, dan kan de betreffende gebruiker de uitzendkrachten/medewerkers zien die op ‘in vergetelheid’ staan en deze ook muteren/verwijderen.
‘Vergetelde’ uitzendkrachten of medewerkers worden wel meegeteld in de overzichten waarbij dat relevant is, zoals bijvoorbeeld omzetstatistieken.
Verwerkersovereenkomst met Freepack
Vanaf 25 mei is het noodzakelijk dat u een verwerkersovereenkomst afsluit met Freepack. Met name voor het expliciet vastleggen van de geheimhouding van persoonsgegevens, bij communicatie met onze helpdesk en consultants of het doorvoeren van correcties op uw Freepack data.
Op de pagina https://www.freepack.nl/avg kunt u de verwerkersovereenkomst downloaden, invullen, afdrukken en ondertekenen. Vervolgens kunt u het document ingescand per mail (info@freepack.nl) of per post (Postbus 622, 2400AP Alphen a/d Rijn) aan ons terugsturen en opslaan in uw eigen administratie. Het is een pdf-bestand met velden die u voor het printen digitaal kunt invullen. Op verzoek kunnen wij uiteraard een papieren versie toesturen.
In update 02.11 is een aantal aanpassingen doorgevoerd in het kader van de AVG. Wij hebben alle onderwerpen waar het BSN/Sofinummer een rol speelt beoordeeld.
BSN/Sofinummer uit export kandidaten
De kolom BSN/Sofinummer is uit de export kandidaten gehaald.
Controle BSN/Sofinummer vanuit een CV
Als een kandidaat zelf het BSN/Sofinummer vermeldt in de CV dan wordt deze overgenomen. Er is een extra controle toegevoegd op de juistheid van het aangeleverde BSN/Sofinummer, de zogenaamde elfproef.
Aanpassen en tonen BSN/Sofinummer in de kandidatengegevens
Als een kandidaat nog niet voor ons werkt of voor ons gaat werken wordt er bij het BSN/Sofinummer weergegeven of dit nummer aanwezig is of nog onbekend is. Als u de status van de kandidaat wordt gewijzigd in gaat voor ons werken of werkt voor ons, kan eenmalig het BSN/Sofinummer worden ingegeven. Daarna wordt er alleen nog aangegeven of het BSN/Sofinummer aanwezig is. Vanaf dat moment kan het BSN/Sofinummer alleen nog maar worden gewijzigd vanuit de backoffice.
Tonen BSN/Sofinummer in de (templates voor) brieven
Als een kandidaat nog geen arbeidshistorie heeft wordt het BSN/Sofinummer niet opgenomen in de brief.
‘In vergetelheid’ zetten kandidaten
Mocht een kandidaat aangeven dat de persoonlijke gegevens ‘in vergetelheid’ gezet moeten worden, dan is dat alleen mogelijk door de kandidaat te verwijderen.
Vanaf 25 mei is het noodzakelijk dat u een verwerkersovereenkomst afsluit met Freepack. Met name voor het expliciet vastleggen van de geheimhouding van persoonsgegevens, bij communicatie met onze helpdesk en consultants of het doorvoeren van correcties op uw Freepack data.
Op de pagina https://www.freepack.nl/avg kunt u de verwerkersovereenkomst downloaden, invullen, afdrukken en ondertekenen. Vervolgens kunt u het document ingescand per mail (info@freepack.nl) of per post (Postbus 622, 2400AP Alphen a/d Rijn) aan ons terugsturen en opslaan in uw eigen administratie. Het is een pdf-bestand met velden die u voor het printen digitaal kunt invullen. Op verzoek kunnen wij uiteraard een papieren versie toesturen.
